プライバシーポリシー

1. 取り扱う情報

メールアドレス・認証情報、事業者情報、顧客の氏名・住所・連絡先、見積・請求・入金・経費等の取引情報、証憑画像・PDF、ロゴ・印影、設定、AI解析結果を取り扱います。税務プロフィールには本人・家族の氏名、生年月日、所得、障害区分、医療費・保険料・寄附等を含み、要配慮個人情報に該当する場合があります。

音声入力機能では、ブラウザのマイクで録音した音声データを、AI解析のためサーバー経由でGoogle Gemini APIへ直接送信します。録音した音声データは、当サービスのデータベース・ストレージへ永続保存せず、解析処理中の一時データとしてのみ扱います。解析結果のうち、利用者が内容を確認して保存した業務項目のみを保持します。契約・決済状態、AI利用回数・処理識別子、規約・AI同意日時と版、削除・復旧の管理記録も取り扱います。

認証・アクセス・セキュリティ・問い合わせに関するログを必要な範囲で扱います。

2. 利用目的

登録・認証、契約・課金・トライアル管理、AI枠管理、業務記録・帳票・確定申告の準備、利用者が実行する画像・音声等の解析、問い合わせ対応、サービス改善のための利用状況分析、不正防止、保守・復旧、通知、解約・削除・復旧、法令対応に利用します。無料トライアルの重複利用防止、既に発生した未払い料金の回収・照合にも必要最小限の情報を用います。利用目的を超える取扱いは法令上必要な手続に従います。

3. 外部サービス

業務委託や第三者提供、国外への情報移転を行う場合は、個人情報保護法その他の関係法令に従って適切に対応します。法令で認められる場合を除き必要な同意なく第三者提供せず、委託先を適切に監督します。

主要なデータベース・ファイルストレージは東京リージョンを利用していますが、アプリケーションのサーバー処理（Vercel）は米国で行われ、削除対象バックアップの一時的な保管（Cloudflare R2）はAsia-Pacificリージョンを利用しています。したがって、機能の利用にあたり、業務データ（顧客名・取引内容・録音音声・証憑画像等を含む）が国外のサーバーを経由して処理される場合があります。

カード情報は、Stripeが提供する決済画面を通じてStripeが直接取り扱います。当サービスでは、カード番号全桁およびセキュリティコード（CVC）を保存しません。当サービスが保存するのは、Stripe側の顧客ID・契約（Subscription）ID・決済処理ID・契約状態等の管理用の情報であり、カード番号の一部（下4桁等）やカードブランド、有効期限、請求先住所も保存しません。

4. AIへの送信と同意

初めてAI機能を使う際、画像・PDF・録音した音声・テキスト等をGoogle Gemini APIへ送信することを説明し、同意日時を記録します。毎回の同意画面は表示しません。不同意の場合はAI送信せず手動入力を利用できます。

証憑等に記載された氏名・住所・取引内容も送信対象になり得ます。画像圧縮は匿名化ではなく、PDF・変換失敗時等には原本の内容がそのまま送られる場合があります。不要な機密情報・個人番号等は送信しないでください。

音声入力機能では、ブラウザで録音した音声データをそのままGoogle Gemini APIへ送信します。録音した音声データは、当サービスのデータベースやファイルストレージには永続保存しません。

当サービスは、接続しているGoogle Gemini APIのプロジェクトが有効な課金アカウントに紐づくPaid Tierであることを確認したうえで利用しています。GoogleのPaid Services条件では、送信内容と応答をGoogle製品の改善に利用しないとされています。ただし、不正利用の監視等を目的とした限定的な保持や、権限を持つ担当者による確認が行われる場合があるなど、Google側での送信データの取扱いの詳細については、当サービスが保証するものではありません。「Google側でも一切保存されない」旨を約束するものではなく、公式条件の範囲での説明にとどまります。詳しくはGoogle Gemini APIの利用条件をご確認ください。

5. 国外取扱い・第三者情報

当サービスの主要なデータベース・ファイルストレージ（Supabase）は東京リージョンを利用していますが、3節記載のとおり、アプリケーションのサーバー処理（Vercel、米国）およびバックアップの一時保管（Cloudflare R2、Asia-Pacific）、AI解析（Google Gemini API）等により、業務データが国外で処理される場合があります。国外への情報移転を伴う場合は、個人情報保護法その他の関係法令に従って適切に対応します。初回AI同意だけで全ての国外移転要件を満たすとは扱いません。

利用者は第三者情報を登録する権利・権限・法的根拠を有する必要があります。家族の障害区分等の要配慮個人情報についても、関係法令に従って適切に取り扱います。

6. Cookie

ログイン維持・認証等、本サービスの提供に必要なCookieを利用します。

7. 保持と削除

契約中は利用者自身が削除しない限り、業務データの古さを理由に自動削除しません。通常解約後も、利用者が下記のアカウント削除の手続を行わない限り、データは自動的には削除されません。データの削除を希望する場合は、いつでもアカウント削除を申請できます。

アカウント削除を申請すると、通常利用と次回自動更新を即時停止し、30日間の復旧猶予に入ります。この猶予期間中はログインのうえパスワードを再入力することで復旧できます。30日を経過すると復旧できなくなり、削除処理へ移行します。決済失敗ではデータを削除しません。

経費のレシート・領収書等をAIで読み取った場合（経費OCR）、その証憑画像・PDFは原本として保存し、利用者が経費・添付を削除すると対象ファイルも削除します。録音音声は、当サービスのデータベース・ファイルストレージには永続保存しません。削除の対象となったファイルのバックアップは、削除検知後に一時退避され、Cloudflare R2上で30日間のライフサイクル設定に従って削除されます。これ以外のバックアップ・記録（データベースの世代バックアップ、認証基盤側の記録、Stripe・Googleとの取引記録、法令上必要な契約・会計記録等）は、それぞれの保持・削除の仕組みに従うため、アカウント削除処理と同時にすべてが即時に消去されるわけではありません。

契約・会計に関する記録等、法令上保存が必要な情報の保持期間は、関係法令に基づき個別に定めます。

8. 安全管理と権利行使

不正アクセス、情報の漏えい、滅失、毀損等を防止するため、認証・所有者確認・非公開ストレージなどのアクセス制御その他必要かつ適切な安全管理措置を講じます。委託先に対しても必要な監督を行います。

利用目的の通知、開示、訂正、利用停止、第三者提供停止等の法令に基づく請求は、必要な本人確認を経て対応し、対応できない場合は理由を説明します。窓口はsupport@workmateai.jpです。手数料を課す場合は事前に額・根拠を示します。

9. 連絡・変更・事業移管

サポートはメールのみで、support@workmateai.jp宛にお問い合わせください。

個人事業から法人への移管は将来の検討事項です。実施時は事業承継・利用目的・契約の実態に応じた告知等を行います。

10. 再登録時の無料トライアルの取扱い

無料トライアルの重複利用を防止するため、正規化したメールアドレスから生成した識別情報を必要最小限の範囲で利用・保持する場合があります。この判定はメールアドレスに基づくものであり、異なるメールアドレスを用いた場合等、すべての場合に同一人物を技術的に判定できることを保証するものではありません。想定と異なる判定があった場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

11. 未払い料金の取扱い

未払い料金の照合・回収や法令対応のために必要な情報を保持する場合があります。未払いは通常解約・削除で消滅せず、Stripeの再決済・回収機能を基本に処理します。将来課金を停止しても、発生済み料金の照合・回収・法令対応に必要な記録が残る場合があります。